Заявление на отпуск: как написать и когда подавать
Заявление на отпуск — это письменная просьба работника предоставить отпуск в конкретные даты. Если отпуск идёт по утверждённому графику, заявление формально не обязательно, но его почти всегда просят для приказа. А вот когда вы берёте дни вне графика, за свой счёт или переносите отпуск — без заявления не обойтись. Подать его лучше заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать выплаты.
Когда заявление на отпуск обязательно, а когда нет
По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по графику отпусков, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ). Если ваш отпуск уже стоит в графике, работодатель обязан сам уведомить вас о его начале — заявление в этом случае не требуется по Трудовому кодексу.
На практике заявление всё равно пишут почти всегда. А в ряде ситуаций оно обязательно:
- отпуск в даты, которых нет в графике (перенос, сдвиг);
- отпуск без сохранения зарплаты — «за свой счёт» (ст. 128 ТК РФ);
- отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ);
- разделение отпуска на части по вашей инициативе (ст. 125 ТК РФ);
- отзыв из отпуска и использование оставшихся дней позже;
- учебный отпуск (ст. 173–176 ТК РФ) — вместе со справкой-вызовом.
За сколько дней подавать заявление на отпуск
Жёсткого срока подачи именно заявления в Трудовом кодексе нет — он привязан к другим датам. Ориентируйтесь на два ключевых правила:
- Работодатель обязан уведомить о начале отпуска по графику не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).
- Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Чтобы бухгалтерия успела всё рассчитать и выплатить в срок, разумно подать заявление минимум за две недели до желаемой даты. Для отпуска за свой счёт и учебного — тоже заранее, чтобы работодатель успел издать приказ.
| Ситуация | Рекомендуемый срок подачи | Основание |
|---|---|---|
| Отпуск по графику | Заявление не обязательно | ст. 123 ТК РФ |
| Отпуск вне графика | За 2 недели и раньше | ст. 136 ТК РФ (выплата за 3 дня) |
| За свой счёт | Заранее, до нужной даты | ст. 128 ТК РФ |
| Учебный отпуск | Со справкой-вызовом заранее | ст. 173–176 ТК РФ |
Что написать в заявлении: обязательные части
Строгой формы у заявления нет — его пишут в свободной форме на имя руководителя. Но чтобы приказ оформили без вопросов, укажите:
- кому адресовано (должность и Ф. И. О. руководителя, название организации);
- от кого (ваша должность, Ф. И. О., при необходимости — подразделение);
- вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения зарплаты, учебный и т. д.);
- дату начала и количество календарных дней (или дату окончания);
- дату составления и вашу подпись.
Собрать корректный документ с нужными реквизитами можно в конструкторе заявления на отпуск — он сам подставит формулировки под ваш случай.
Пример формулировки
«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 15 сентября 2026 года».
Для отпуска за свой счёт добавляют причину: «…отпуск без сохранения заработной платы на 3 календарных дня в связи с семейными обстоятельствами».
Как подать заявление: пошагово
- Определите вид отпуска и точные даты, сверьтесь с графиком отпусков.
- Напишите заявление на имя руководителя, укажите вид отпуска и количество дней.
- Подпишите и поставьте дату.
- Передайте заявление в отдел кадров или руководителю. Полезно сделать копию с отметкой о принятии.
- Дождитесь приказа об отпуске — с ним вас должны ознакомить под подпись.
- Проверьте, что отпускные поступили не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Отпуск за свой счёт: важные нюансы
Отпуск без сохранения зарплаты даётся по договорённости с работодателем, и в общем случае он вправе отказать (ст. 128 ТК РФ). Но есть категории, которым такой отпуск обязаны предоставить по заявлению, в пределах установленного законом числа дней в году, — например, работающим пенсионерам по старости, участникам ВОВ, работникам-инвалидам, а также в связи с рождением ребёнка, регистрацией брака или смертью близкого родственника. Точное число дней зависит от основания, поэтому в заявлении стоит прямо указать причину.
Могут ли не отпустить в отпуск
С ежегодным оплачиваемым отпуском по графику всё просто: график обязателен и для работника, и для работодателя (ст. 123 ТК РФ), поэтому «не отпустить» в запланированные даты нельзя. Сложнее с отпуском вне графика и за свой счёт — здесь работодатель может не согласовать даты, если это не один из обязательных случаев из закона. Отдельные категории работников (например, некоторые льготники) вправе брать ежегодный отпуск в удобное для них время — это стоит проверять по своей ситуации.
Другие кадровые документы — заявления, приказы, уведомления — удобно смотреть в категории документов для работы, а как устроены трудовые отношения в целом, разобрано в гайде по кадровым документам.
Бланк и образец: как получить
Единой утверждённой формы у заявления на отпуск нет, поэтому проще всего взять готовый образец и подставить свои данные. Заполнить бланк под нужный вид отпуска (ежегодный, за свой счёт, учебный) можно в конструкторе, затем составить документ, скачать в формате Word (.docx) и распечатать для передачи в отдел кадров. На основании заявления работодатель издаёт приказ на отпуск, с которым вас знакомят под подпись.
Частые вопросы
Отдельного срока для заявления в законе нет. Но отпускные обязаны выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), а уведомить об отпуске по графику — за две недели (ст. 123 ТК РФ). Поэтому подавайте заявление минимум за две недели.
По Трудовому кодексу — нет: основанием служит сам график и уведомление работодателя. На практике заявление часто просят для оформления приказа. Уточните порядок в своём отделе кадров.
В свободной форме на имя руководителя: укажите, что просите отпуск без сохранения заработной платы, число календарных дней, дату начала и причину (ст. 128 ТК РФ). Причина важна: в ряде случаев такой отпуск обязаны предоставить.
Право на использование отпуска за первый год возникает, как правило, по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон отпуск могут дать и раньше, а отдельным категориям — по их заявлению до истечения полугода.
Да, по соглашению с работодателем. При этом хотя бы одна из частей ежегодного оплачиваемого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные дни можно дробить.
Если выплату задержали, вы вправе требовать перенести отпуск на другой срок по вашему заявлению, а также претендовать на компенсацию за задержку. Нарушение срока выплаты — основание обратиться в трудовую инспекцию.
При увольнении работнику выплачивают денежную компенсацию за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). Пока трудовые отношения продолжаются, деньгами можно заменить только часть ежегодного отпуска свыше 28 календарных дней и только по заявлению работника — заменять компенсацией основные 28 дней нельзя (ст. 126 ТК РФ).