Кадровые документы и трудовые отношения: что обязательно оформить в 2026 году
Если вы нанимаете хотя бы одного сотрудника, закон требует оформить набор кадровых документов: трудовой договор в двух экземплярах, приказ (по желанию), штатное расписание, график отпусков, табель и документы по персональным данным. Базовый перечень в 2026 году не изменился и одинаков для ИП и ООО. Ниже — что именно нужно, в какие сроки и чем грозит нарушение.
Какие кадровые документы обязательны в 2026 году
Обязательные документы делятся на две группы: те, что приносит сам работник, и те, что оформляет работодатель. От работника при приёме требуются паспорт, СНИЛС (или уведомление о регистрации в системе персучёта), трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-ПФР), документы воинского учёта для военнообязанных и документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Требовать что-то сверх перечня из статьи 65 Трудового кодекса РФ работодатель не вправе.
Работодатель, в свою очередь, обязан вести собственный комплект. Базовый набор для любой компании с сотрудниками выглядит так:
- Трудовой договор с каждым работником — обязательно письменно, в двух экземплярах.
- Штатное расписание — перечень должностей, окладов и количества ставок.
- Правила внутреннего трудового распорядка — локальный акт о режиме работы, отдыхе, дисциплине.
- График отпусков — утверждается ежегодно.
- Табель учёта рабочего времени — ведётся постоянно.
- Положение об обработке персональных данных и согласия работников.
- Приказы по личному составу — о приёме, переводах, отпусках, увольнении.
- Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей.
Что нужно оформить при приёме на работу
Приём — самый ответственный этап: именно здесь чаще всего находят нарушения при проверках. Порядок действий пошагово:
- Получите от работника документы по статье 65 ТК РФ и снимите копии для личного дела. Оригиналы (кроме трудовой книжки) сразу верните владельцу.
- Ознакомьте работника под подпись с локальными актами — правилами распорядка, положением об оплате труда, о персональных данных — до подписания договора (статья 68 ТК РФ).
- Заключите трудовой договор в двух экземплярах. Один остаётся у работника, второй — у работодателя с отметкой о получении.
- Оформите приказ о приёме на работу. Формально с 2021 года приказ необязателен, но кадровики рекомендуют его сохранять — он удобен для учёта и подтверждает условия найма.
- Внесите запись о приёме в сведения о трудовой деятельности (передаются в СФР по форме ЕФС-1) и, если работник ведёт бумажную трудовую книжку, — в неё.
Важное правило о сроках: фактически допущенного к работе сотрудника нужно оформить договором не позднее трёх рабочих дней со дня начала работы (статья 67 ТК РФ). Уведомление в СФР о приёме подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Трудовой договор или договор ГПХ: в чём разница
Не каждое сотрудничество оформляют трудовым договором. Для разовых или проектных работ подойдёт договор гражданско-правового характера (подряд, оказание услуг). Но подменять им реальные трудовые отношения опасно: инспекция и суд переквалифицируют такой договор в трудовой, а работодателю доначислят взносы и штрафы.
| Признак | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| Что оплачивается | процесс труда, должность | конкретный результат |
| Режим и подчинение | подчиняется распорядку | сам определяет, как работать |
| Соцгарантии | отпуск, больничный, МРОТ | не предусмотрены |
| Регулирует | Трудовой кодекс РФ | Гражданский кодекс РФ (гл. 37, 39) |
| Запись в СФР | обязательна | по договорам ГПХ также подаётся ЕФС-1 |
Если человек ходит на работу по графику, выполняет постоянную функцию и подчиняется правилам — это трудовые отношения, и договор ГПХ здесь неуместен.
Изменение и прекращение трудовых отношений
Условия договора не статичны. Любое изменение — оклада, должности, режима, места работы — оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В одностороннем порядке работодатель может менять условия только по статье 74 ТК РФ (организационные или технологические причины) и обязан предупредить работника письменно не менее чем за два месяца.
Увольнение оформляется приказом об увольнении со ссылкой на конкретное основание из статьи 77 ТК РФ. Ключевые сроки:
- при увольнении по собственному желанию работник предупреждает за две недели (статья 80 ТК РФ);
- в последний день работы работодатель выдаёт трудовую книжку или сведения СТД-Р, справки и производит полный расчёт (статья 140 ТК РФ);
- невыплаченный отпуск компенсируется деньгами.
Персональные данные сотрудников
Работая с кадрами, компания обрабатывает персональные данные, поэтому подчиняется Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» и главе 14 Трудового кодекса. Минимум, который должен быть: положение об обработке персональных данных, письменное согласие работника и меры защиты этих данных. За нарушения в этой сфере в последние годы ответственность заметно ужесточили, а размеры штрафов выросли, поэтому формальный подход здесь рискован.
Чем грозит отсутствие кадровых документов
Кадровые нарушения проверяет трудовая инспекция, и ответственность установлена статьёй 5.27 КоАП РФ. Отсутствие или неправильное оформление трудового договора — одно из самых частых нарушений. Ориентировочные размеры штрафов:
| Нарушение | ИП | Организация (ООО) |
|---|---|---|
| Нет трудового договора / оформлен неправильно | от 5 000 до 10 000 ₽ | от 50 000 до 100 000 ₽ |
| Иные нарушения трудового законодательства | от 1 000 до 5 000 ₽ | от 30 000 до 50 000 ₽ |
За повторные нарушения суммы выше, а руководителя могут дисквалифицировать. Отдельные штрафы предусмотрены за нарушения по воинскому учёту, охране труда и персональным данным. Дешевле оформить документы сразу, чем платить по итогам проверки.
Собрать базовый кадровый комплект несложно, если идти по чек-листу и использовать готовые шаблоны. В нашем конструкторе документов можно за несколько минут составить трудовой договор, приказ или согласие на обработку данных с учётом действующих норм 2026 года — останется вписать свои реквизиты.
Частые вопросы
Формально нет — с 2021 года работодатель вправе не издавать приказ, достаточно трудового договора. Но на практике приказ удобен для внутреннего учёта и подтверждает условия найма, поэтому большинство кадровиков продолжают его оформлять.
Да. Как только появляется хотя бы один сотрудник по трудовому договору, ИП становится работодателем и обязан вести тот же базовый комплект, что и организация: договор, штатное расписание, график отпусков, табель, документы по персональным данным.
Если работник фактически допущен к работе, договор оформляют не позднее трёх рабочих дней с даты начала работы (статья 67 ТК РФ). Заключать договор до допуска — самый безопасный вариант.
Только если отношения действительно гражданско-правовые: оплачивается конкретный результат, а не процесс, и исполнитель не подчиняется распорядку. Подмена трудовых отношений договором ГПХ ведёт к переквалификации, доначислению взносов и штрафам.
Да, работодатель обрабатывает персональные данные сотрудников и должен иметь положение об их обработке и письменное согласие работника по закону № 152-ФЗ. Отсутствие этих документов — самостоятельное нарушение с отдельным штрафом.
По статье 5.27 КоАП РФ ориентировочно: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для организации — от 50 000 до 100 000 ₽. При повторном нарушении суммы возрастают, а должностному лицу грозит дисквалификация.