Договор займа сотруднику организации

На что обратить внимание

Юрист отметил в этом документе:

• Нотариальное удостоверение и государственная регистрация для договора займа между организацией и её работником не требуются. Письменная форма обязательна независимо от суммы, поскольку займодавцем выступает юридическое лицо (пункт 1 статьи 808 ГК РФ); несоблюдение письменной формы лишает Стороны права ссылаться на свидетельские показания.
• НДФЛ с материальной выгоды. Если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки Банка России (в том числе при беспроцентном займе), у работника возникает облагаемый доход: условие о трудовых отношениях с займодавцем прямо названо в подпункте 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ. Налог исчисляется на последний день каждого месяца по ставке 35 процентов для резидентов; организация выступает налоговым агентом и удерживает налог из денежных выплат, но не более 50 процентов каждой выплаты. Освобождение материальной выгоды, действовавшее для доходов 2021–2023 годов (пункт 90 статьи 217 НК РФ), на текущие периоды не распространяется.
• Беспроцентный характер займа нужно прописать прямо. По умолчанию заём от организации является процентным, и при отсутствии условия о процентах они начисляются по ключевой ставке Банка России за весь период пользования (пункт 1 статьи 809 ГК РФ).
• Удержание из заработной платы напрямую незаконно. Перечень оснований удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый, и погашения займа в нём нет. Допустимая конструкция — добровольное письменное заявление работника о перечислении части заработной платы займодавцу (Приложение № 1); такое заявление работник вправе отозвать в любой момент, после чего заём погашается иным согласованным способом.
• Корпоративные одобрения. Заём руководителю, участнику или иному заинтересованному лицу — сделка с заинтересованностью (статья 45 Федерального закона № 14-ФЗ), а при сумме от 25 процентов балансовой стоимости активов — ещё и крупная сделка (статья 46 того же закона). Решение об одобрении следует получить до выдачи займа и указать его реквизиты в договоре.
• Прощение долга по займу работнику образует у него доход, облагаемый НДФЛ по общей ставке, и создаёт риск доначисления страховых взносов, если налоговый орган увидит в прощении элемент оплаты труда. Безопаснее оформлять прощение отдельным соглашением с обоснованием, не связанным с трудовой функцией.
• Заём наличными подчиняется кассовой дисциплине: выдача оформляется расходным кассовым ордером. Выдавать заём из наличной выручки нельзя — её расходование на выдачу займов не предусмотрено указанием Банка России о правилах наличных расчётов; средства следует предварительно снять с расчётного счёта.